Eine gute Softwaredemo ist eine kleine Theateraufführung. Die Daten sind sauber, der Ablauf ist geprobt und der Vertriebsmitarbeiter weiß, an welcher Stelle das Publikum staunen soll. Das ist legitim. Es ist nur keine Auswahlmethode.
Kanzleisoftware wird im Alltag nicht unter Demobedingungen genutzt. Dort treffen unvollständige Stammdaten auf Zeitdruck, Vertretungssituationen, Sonderfälle und Mitarbeiter, die nicht an der Produktauswahl beteiligt waren. Ein belastbarer Auswahlprozess muss genau diese Realität in den Vordergrund stellen.
Wie ernst Kanzleien solche Entscheidungen inzwischen nehmen, zeigen zwei dokumentierte Projekte. Charles Russell Speechlys lud zehn Anbieter ein, reduzierte auf fünf und ließ 45 erfahrene Nutzer einen Bake-off durchführen. So entstanden rund 6.000 einzelne Bewertungen. Weightmans sichtete zunächst 30 bis 40 Case-Management-Anbieter und führte über zwölf Monate eine mehrstufige Auswahl durch. Charles Russell Speechlys und Weightmans sind deutlich größer als die meisten deutschen Kanzleien. Die Grundidee skaliert trotzdem: erst Bedarf und Belege, dann Demo.
Schritt 1: Den Entscheidungsauftrag auf eine Seite bringen
Vor der ersten Anbieteransprache braucht das Projekt einen knappen Auftrag:
- Welches Problem soll gelöst werden?
- Welche Systeme werden ersetzt oder bleiben bestehen?
- Welche Kanzleibereiche sind betroffen?
- Wer entscheidet, wer prüft und wer muss später damit arbeiten?
- Welche Punkte sind nicht verhandelbar?
- Bis wann muss die Lösung produktiv sein?
Der letzte Punkt ist wichtiger, als er klingt. Ein auslaufender Wartungsvertrag, ein Serverende oder eine Kanzleifusion erzeugt einen anderen Entscheidungsdruck als der allgemeine Wunsch nach einer moderneren Oberfläche.
Schritt 2: Arbeit beobachten, bevor Anforderungen formuliert werden
Anforderungskataloge werden häufig aus alten Leistungsverzeichnissen und Herstellerseiten zusammengesetzt. So entsteht eine lange Liste von Funktionen, die alle Anbieter mit "vorhanden" beantworten.
Besser ist eine kurze Feldaufnahme. Für zwei Wochen werden Reibungsverluste notiert: doppelte Eingaben, Medienbrüche, Suchzeiten, manuelle Kontrollen, Excel-Nebenlisten und häufige Supportfälle. Daraus entstehen Anforderungen mit Kontext. Nicht "Outlook-Integration", sondern: "Eine eingehende E-Mail muss mit Anhängen, Absender, Datum und Bearbeiter in weniger als 30 Sekunden der richtigen Akte zugeordnet werden können."
Schritt 3: Mit Ausschlusskriterien das Feld verkleinern
Nicht jedes Kriterium gehört in einen gewichteten Mittelwert. Wenn eine zwingende beA-Funktion fehlt oder der Anbieter keinen verwertbaren Gesamtexport liefern kann, darf eine schöne Benutzeroberfläche das nicht ausgleichen.
Typische Ausschlusskriterien können sein:
- notwendige beA- und Fristenprozesse nicht vollständig abbildbar
- keine vertraglich belastbare Datenexportregel
- erforderliches SSO oder Rollenmodell fehlt
- Hosting- oder Unterauftragnehmermodell widerspricht Kanzleivorgaben
- kein realistischer Migrationspfad für Bestandsakten
- kritische Integration nur über manuelle Exporte
Welche Punkte tatsächlich zwingend sind, hängt von der Kanzlei ab. Genau deshalb müssen sie vor der Bewertung feststehen.
Schritt 4: Zwölf Szenarien statt 200 Funktionsfragen testen
Ein Szenario beginnt mit einem konkreten Auslöser und endet mit einem überprüfbaren Ergebnis. Gute Tests umfassen Normalfall, Ausnahme und Vertretung.
Beispiele:
- Ein beA-Eingang mit mehreren Anhängen wird einer bestehenden Akte zugeordnet, eine Frist vorgeschlagen und an die Vertretung weitergegeben.
- Ein neuer Mandant wird samt Kollisionsprüfung, Vollmacht, Geldwäscheprüfung und Honorarvereinbarung angelegt.
- Eine Rechnung kombiniert Zeithonorar, Auslagen und Vorschuss; anschließend wird sie an die Buchhaltung übergeben.
- Ein ausgeschiedener Mitarbeiter verliert Zugriff, ohne dass offene Aufgaben und Fristen verschwinden.
- Eine vollständige Akte wird mit Dokumenten, E-Mails, Metadaten und Protokollen exportiert.
Der Anbieter sollte mit bereitgestellten Testdaten arbeiten. Fertige Beispieldatensätze aus der Demo beweisen wenig.
Schritt 5: Die Bewertung vor dem Test festlegen
Eine mögliche Gewichtung lautet:
- 35 Prozent: fachliche Szenarien
- 15 Prozent: Architektur und Integrationen
- 15 Prozent: Sicherheit und Compliance
- 15 Prozent: Migration und Exit
- 10 Prozent: Bedienbarkeit und Lernaufwand
- 10 Prozent: Kosten und Vertragsmodell
Die Gewichte sind kein Naturgesetz. Eine kleine Neugründung kann Bedienbarkeit und Einführungsaufwand höher gewichten. Eine größere Sozietät wird Identitätsmanagement, Reporting und Integration stärker bewerten.
Wichtiger als die konkrete Zahl ist die Trennung von Bewertung und Begründung. Jede hohe Punktzahl braucht einen beobachteten Test oder einen belastbaren Nachweis. "Macht einen guten Eindruck" ist keine Begründung.
Die Bewertung sollte außerdem zwischen "nicht vorhanden", "nicht geprüft" und "nicht relevant" unterscheiden. Ein leeres Feld darf nicht automatisch zu null Punkten werden, aber auch nicht stillschweigend als erfüllt gelten. Offene Nachweise wandern in eine eigene Liste mit Verantwortlichem und Termin. Sonst gewinnt am Ende häufig der Anbieter, der am schnellsten antwortet, nicht derjenige mit dem tragfähigsten Produkt.
Schritt 6: Einen echten Bake-off durchführen
Die Testgruppe sollte nicht nur aus Projektbefürwortern bestehen. Sie braucht Berufsträger, Assistenz, Abrechnung und IT beziehungsweise den externen IT-Partner. Jeder Teilnehmer bewertet zunächst unabhängig. Erst danach werden Abweichungen besprochen.
Besonders aufschlussreich sind große Bewertungsunterschiede. Wenn die IT eine Integration mit neun Punkten bewertet und die Assistenz den zugehörigen Prozess mit vier, liegt vermutlich kein Meinungsproblem vor. Wahrscheinlicher ist, dass technische Verfügbarkeit und praktische Nutzbarkeit verwechselt werden.
Ein Bake-off braucht außerdem Zeit. Akin berichtete nach einem Legal-AI-Pilot, dass die Gewinnung beschäftigter Anwälte für belastbare Tests deutlich länger dauerte als erwartet. Der Pilot umfasste 100 Anwälte. Eine Zwei-Wochen-Testphase neben dem Tagesgeschäft erzeugt häufig nur oberflächliche Nutzung.
Schritt 7: Referenz, Migration und Vertrag separat prüfen
Der fachlich beste Anbieter ist noch nicht automatisch die richtige Vertragspartei. Vor der Entscheidung gehören drei Prüfungen ans Ende:
- Referenzgespräch mit einer vergleichbaren Kanzlei, möglichst ohne Vertrieb im Termin
- Migrationstest mit echten, bereinigten Bestandsdaten
- Vertragsprüfung einschließlich Service Level, Preisanpassung, Unterauftragnehmer und Exit
Die Referenzfrage "Sind Sie zufrieden?" ist zu weich. Besser: Was hat bei der Einführung länger gedauert als geplant? Welche Funktion nutzen Sie trotz ursprünglicher Erwartung nicht? Wie reagiert der Support bei einem fristkritischen Problem? Was würden Sie im Vertrag heute anders regeln?
Die Entscheidung muss später noch erklärbar sein
Ein Auswahlverfahren ist gut, wenn die Kanzlei sechs Monate später noch nachvollziehen kann, warum ein Anbieter gewonnen hat und welche Annahmen dabei galten. Das schützt nicht vor jeder Fehlentscheidung. Es verhindert aber, dass Lautstärke, Bekanntheit oder die letzte Demo zum heimlichen Auswahlkriterium werden.
Die LexVault-Auswahlscorecard enthält Entscheidungsauftrag, Ausschlusskriterien, Szenariobibliothek, Bewertungsbogen und eine einfache Gesamtauswertung für bis zu fünf Anbieter.
Transparenz: Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und redaktionell geprüft. Er beschreibt eine Auswahlmethodik und keine individuelle Rechts- oder Beschaffungsberatung.